Carrières

Adjointe administrative

Date : 9 février 2012

Référence :

Région : Granby

Description de l'offre

Personne qui, à partir d'une connaissance appronfondie du fonctionnement des secteurs d'infrastructures ainsi que d'urbanisme et aménagement, accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et procédures établies, et/ou modifie les documents selon les besoins. Elle exerce, de façon principale, des attributions relatives au secrétairiat des secteurs ainsi qu'à l'élaboration et au traitement des dossiers.

Fonctions et responsabilités

- Superviser et coordonner les procédures administratives des secteurs ainsi qu'étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail;

- Établir l'ordre des priorités des tâches, attribuer le travail au personnel de soutien en s'assurant que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;

- Ouvrir les dossiers informatisés au niveau de la comptabilité (Acomba) ainsi que  les "dossiers physique" pour les secteurs concernés;

- Envoyer les offres de services des secteurs;

- Analyser et vérifier les notes de services et les rapports reçus et à envoyer. Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation des documents;

- Préparer et envoyer les lettres de transmission et les fac-similés des secteurs;

- Assurer le respect des procédures lors des appels d'offres;

- Effectuer un suivi auprès du client lors de la  réception et de l'envoi de documents;

- Assurer la Commnication après vente auprès de la clientèle: comptes à recevoir, satisfaction client ISO;

- Préparer et envoyer les factures des secteurs avec l'aide de la directrice adjointe;

- Voir au classement et à l'archivage des dossiers des secteurs;

- Superviser les tâches reliées au travail de bureau des secteurs;

- Voir au suivi des offres de services avec l'aide de la directrice adjointe;

- Voir au suivi des rencontres hebdomadaires des secteurs;

- Répondre aux appels téléphonqiues entrants (deuxième répondante);

- Toutes autres tâches requises par la direction.

 

Compétences requises

- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou bureautique ou équivalent;

- Minimum de trois années d'expérience dans un poste comparable.

Conditions d'emploi

- Temps plein / Lundi au vendredi; (37.5 hres/semaine)

- Salaire selon expérience;

- Assurances collectives;

- Avantages sociaux.

Catégorie d'emploi :

Secrétariat

Expérience requise :

3 ans